これで無欠のGmail 〜Gmail活用のための三つの習慣

trackBacks (0)　givenComments (3)　Jan 15, 2007

以前から、メールアプリを完全にウェブメールへ移行したいと思っていたが、先日β実装されたGmailの「Mail Fetcher」という機能により、それも現実的になった。今は多分英語版の一部のアカウントのみ実装されているようだけれど、一足早くそのあたりを含め、Gmailの活用方法をまとめておく。

下のスクリーンショットがその設定画面。「Setting（設定）」→「Account（アカウント）」でこの画面が出てくる。ハイライトしている部分がそのMail Fetcherの設定部分。これは嬉しい機能だ。

まず、今回追加されたMail Fetcherの機能について、簡単に書く。

これは文字通り、「MailをFetchする（メールをとりにいく）」機能である。Gmail上にGmail以外のメールアカウント（たとえば、会社のメールアドレスとか、自宅のプロバイダーから支給されてるメールとか）を取り込むことができるのだ。設定もとても簡単で、メールアドレスとPOPパスワード、あと、受信メールサーバーを入力するだけで即座に完了する。

Gmailは、現時点で2805MB、つまり3GB弱の容量がある。これだけのスペースがあれば、そう簡単にはいっぱいにはならないだろうし、それゆえ、サーバー上から削除する必要もない。これは、仕事やプライベートで複数のPCを使っている人にとっては非常に大きな利便性を提供してくれる。インターネットに繋がってされいれば、どのPCからも自分のメインのメールボックスの中身を見れるわけだし、そこから自分のメインのアドレスを使って返信ができる。今では、auの携帯だったらMobile Gmailに対応しているので、携帯からも会社のアドレスを使ってメールを送ることができたりする。

さて、そんなGmailをどのように使うのか、これは人それぞれベストな習慣があるとは思うけれど、僕のGmail習慣を並べてみる。Gmailを使っていない、あるいは、知らなかった人は今すぐアカウントをとることをおすすめする。◇ Gmail Sign Up

私的Gmail活用のための三つの習慣

Label（ラベル）をフル活用する
inboxにメールを溜め込まない → 6時間に一度はアーカイブする
Spam（スパム）メールはたまにチェックしておく ← 重要なメールが時折Spamボックスに入ってたりする（それくらいにGmailスパムはかなり強力）

今、僕は上の写真にも出ているように、携帯電話のメールアカウント（@ezweb.ne.jp）と仕事用のPCアドレス（@creatapples.com）とGmailアドレスの三つのアカウントをGmailサーバー上で送受信している。今後、プライベートのPCアドレス（@mac.com）と仕事用サブアドレス（@creatapples.co.jp）も加えようと思っている。それくらいにいろんなアカウントを混在させると、何もしなければ、inboxがごちゃごちゃになってしまう。そこで必要なことがLabel（ラベル）である。

フィルタリングしてメールをフォルダに振り分ける機能は、ローカルのメールアプリでも携帯電話のメールでも、多くの人が使っていると思うけれど、GmailではそれをLabelと言う。同じように、「◯◯という文字が含まれている送信元から来たメールは▲▲というフォルダに入れる」とか「◎◎宛に来たメールは△△のフォルダに入れる」とか、そういう風に指定する。Gmailでは、「Setting（設定）」→「Filter（フィルター）」で設定をする。

さて、そうやって振り分けたはいいものの、そのままではやはりinboxは混在したメールがごちゃごちゃしている。重要なものもそうでないものも。そこで使うのが「Archive（アーカイブ）」。これは簡単に言うと、「本棚に入れる」みたいなものだ。テーブルの上に置いておくのはごちゃごちゃするから、さしあたって重要ではないものは本棚に並べておけばいいわけだ。ここでいうinboxがテーブルと思っていただければ良い。

やり方も簡単で、inbox内のメールを選択して、上の「Archive（アーカイブ）」ボタンを押すだけで良い。これで、邪魔なメールはinboxから消えて、本棚（Labelによって振り分けられたフォルダ）にきっちり入る。

また、アーカイブについても、うまくLabel（ラベル）を使うことをおすすめする。たとえば、メールマガジンなどは正直なところinboxに入ってこなくていいものが多い。本棚（labelフォルダ）にストックしといて、暇な時に読む、とか。そこで、Label（ラベル）のFilter（フィルター）設定の際に、「Skip the inbox（inboxに入れずにそのままアーカイブする）」のチェックボックスにチェックを入れておくと良い。そうすると、そのように設定されたメールは受信してもinboxには出てこず、そのままLabelフォルダに振り分けられる。inboxがすっきりしていると、重要なメールの見落としもない。

たとえば、僕は、仕事用のメールだけをinboxに残すようにして、それ以外のメールは全てinboxをスルーしてそのままアーカイブさせるようにしている。だから、現時点の僕のGmail inboxは空である。

見事なまでの空ボックス。え？空ボックスだと寂しいって？ほら、よーく空のボックスを眺めてみてください。書いてますよ。"No new mail! There's always Google News if you're looking for something to read.（新着メールはないです。何か読むもの探してるのなら、Googleニュースはいつも更新されてますよ。）" と。

こんなところまで粋なGoogle帝国でした。長くなったから、携帯メールの送受信をGmail上で行う方法はまた別エントリーに書くことにする。

追記（2006/01/30）
Gmailスクリーンショットを無断で使用していたために、スクリーンショットの画像を削除いたしました。その関係で文面を一部変更いたしました。